Voeg eerst je medewerkers toe: tik op ⋯ en kies Medewerkers. Wie een sleutel meeneemt of terugbrengt, kies je later uit deze lijst.
Voeg je sleutels toe met +: een zoeknaam (bijvoorbeeld “Kerkstraat 5, app. 2”), het adres en eventueel een opmerking. De app geeft elke sleutel zelf een code: K-0001, K-0002, …
Tip: heb je al sleutelhangers met een barcode? Tik op Scannen en scan zo’n sleutelhanger. De app kent de code niet en stelt voor om er een nieuwe sleutel mee aan te maken.
2. QR-kaartjes afdrukken
Gemaakt voor foto-sleutelhangers: doorzichtige sleutelhangers die je opent om er een kaartje in te leggen. De standaardmaat van de app (3 × 4,5 cm) is gemaakt voor de rechthoekige foto-sleutelhanger van Artemio, te koop bij AVA (4 stuks per pakje). Heb je een ander model, meet dan het venster en stel die maat in.
Tik op ⋯ en kies QR-labels afdrukken.
Vul het voorvoegsel (standaard K-), de beginwaarde en het aantal in. Met 0001 en 100 krijg je K-0001 tot en met K-0100. De voorloopnullen bepalen het aantal cijfers. De beginwaarde staat al op het eerste vrije nummer.
Stel de maat van het kaartje in op het venster van je sleutelhanger. Standaard 30 × 45 mm, dat zijn 36 kaartjes per A4.
Laat Logo op de keerzijde aan staan als je dubbelzijdig wilt afdrukken. Kies je eigen logo uit Foto’s of Bestanden; zonder eigen logo komt het Claviro-logo erop. Met het vuilbakje ga je terug naar het Claviro-logo.
Tik op Maak PDF en druk af via de deelknop, op gewoon wit papier en op 100 % (niet aanpassen aan de pagina). Dubbelzijdig: keren over de lange zijde. Kan je printer dat niet, druk dan eerst de oneven pagina’s af, leg de bladen omgekeerd terug en druk de even pagina’s af. Test eerst met één blad.
Snij de kaartjes uit langs de fijne lijnen.
Open de foto-sleutelhanger en leg het uitgesneden kaartje erin.
Sluit hem weer: de QR-code en de code zitten beschermd achter het venster. Klaar om te scannen.
Op de keerzijde staat je eigen logo, of het Claviro-logo.
Scan daarna elk kaartje: de app kent de code nog niet en stelt voor om er een nieuwe sleutel mee aan te maken. Eén kaartje opnieuw afdrukken, bijvoorbeeld na verlies, doe je in het detail van die sleutel met Label (PDF).
3. Een sleutel meenemen of terugbrengen
Tik op de grote knop Scannen onderaan.
Richt de camera op de sleutelhanger. De kaart van de sleutel verschijnt met zijn toestand.
Kies de medewerker. De laatst gekozen medewerker blijft onthouden. Zolang niemand gekozen is, kun je niet bevestigen.
Typ eventueel een opmerking.
Bevestig met de grote knop. De app kiest zelf Meenemen of Terugbrengen volgens de toestand van de sleutel. Het scanvenster sluit vanzelf.
Klopt de toestand niet, omdat een vorige registratie vergeten is? Tik onder de knop op Toch meenemen of Toch terugbrengen.
Geen camera of een beschadigde sleutelhanger? Typ de code in het veld Code intypen.
4. Zonder scannen
Open een sleutel in de lijst en tik op Meenemen of Terugbrengen. Hier kun je ook het tijdstip aanpassen, om een vergeten beweging achteraf in te voeren.
5. Wat is er nog buiten?
Bovenaan de lijst staat het filter Alle · Buiten · Binnen. Bij Buiten staat de sleutel die het langst weg is bovenaan. Het zoekveld zoekt op naam, adres en code, binnen het gekozen filter.
Voor een lijst op papier: tik op ⋯ en kies Niet-teruggebrachte sleutels. De PDF is gegroepeerd per medewerker, met adres, sinds wanneer en het aantal dagen.
6. Meerdere toestellen
Meld elk toestel aan met hetzelfde Apple-account en zet iCloud aan. De iPad aan de sleutelkast en de iPhones van de medewerkers tonen dan dezelfde sleutels. Zonder iCloud werkt alles gewoon lokaal op één toestel.
7. Gratis en onbeperkt
Tot 10 sleutels is Claviro gratis en volledig. Voor een elfde sleutel vraagt de app de eenmalige aankoop Onbeperkt gebruik (€ 49,99). Bestaande sleutels blijven altijd werken. De aankoop geldt voor al je toestellen met hetzelfde Apple-account; op een nieuw toestel kies je Aankopen herstellen via ⋯ → Onbeperkt gebruik.
8. Taal
Tik op ⋯ → Taal om te kiezen tussen Nederlands, Frans en Engels. De PDF’s volgen de gekozen taal.
1. Pour commencer
Ouvrez Claviro. La liste est vide.
Ajoutez d’abord vos collaborateurs : touchez ⋯ puis Collaborateurs. C’est dans cette liste que vous choisirez plus tard qui emporte ou rapporte une clé.
Ajoutez vos clés avec + : un nom de recherche (par exemple « Rue de l’Église 5, app. 2 »), l’adresse et éventuellement une remarque. L’app attribue elle-même un code à chaque clé : K-0001, K-0002, …
Astuce : vous avez déjà des porte-clés avec un code-barres ? Touchez Scanner et scannez-en un. L’app ne connaît pas ce code et propose de créer une nouvelle clé avec.
2. Imprimer des cartes QR
Conçu pour les porte-clés photo : des porte-clés transparents que l’on ouvre pour y glisser une carte. Le format par défaut de l’app (3 × 4,5 cm) est conçu pour le porte-clés photo rectangulaire d’Artemio, en vente chez AVA (4 pièces par paquet). Pour un autre modèle, mesurez la fenêtre et réglez ce format.
Touchez ⋯ puis Imprimer des étiquettes QR.
Saisissez le préfixe (K- par défaut), la valeur de départ et le nombre. Avec 0001 et 100, vous obtenez K-0001 à K-0100. Les zéros initiaux fixent le nombre de chiffres. La valeur de départ est déjà le premier numéro libre.
Réglez le format de la carte sur la fenêtre de votre porte-clés. Par défaut 30 × 45 mm, soit 36 cartes par feuille A4.
Laissez Logo au verso activé pour imprimer en recto verso. Choisissez votre propre logo dans Photos ou Fichiers ; sans logo personnel, c’est le logo Claviro. La corbeille rétablit le logo Claviro.
Touchez Créer le PDF et imprimez via le bouton de partage, sur du papier blanc ordinaire et à 100 % (sans ajuster à la page). Recto verso : retournement sur le bord long. Si votre imprimante ne le permet pas, imprimez d’abord les pages impaires, remettez les feuilles retournées et imprimez les pages paires. Testez d’abord avec une feuille.
Découpez les cartes le long des traits fins.
Ouvrez le porte-clés photo et placez-y la carte découpée.
Refermez-le : le code QR et le code sont protégés derrière la fenêtre. Prêt à scanner.
Au verso figure votre propre logo, ou le logo Claviro.
Scannez ensuite chaque carte : l’app ne connaît pas encore le code et propose de créer une nouvelle clé. Pour réimprimer une seule carte, par exemple après une perte, utilisez Étiquette (PDF) dans le détail de cette clé.
3. Emporter ou rapporter une clé
Touchez le grand bouton Scanner en bas.
Visez le porte-clés. La fiche de la clé apparaît avec son état.
Choisissez le collaborateur. Le dernier choisi reste mémorisé. Tant que personne n’est choisi, vous ne pouvez pas confirmer.
Ajoutez éventuellement une remarque.
Confirmez avec le grand bouton. L’app choisit elle-même Emporter ou Rapporter selon l’état de la clé. La fenêtre de scan se ferme automatiquement.
L’état n’est pas correct parce qu’un enregistrement précédent a été oublié ? Touchez sous le bouton Emporter quand même ou Rapporter quand même.
Pas de caméra ou un porte-clés abîmé ? Saisissez le code dans le champ Saisir le code.
4. Sans scanner
Ouvrez une clé dans la liste et touchez Emporter ou Rapporter. Vous pouvez aussi y modifier la date et l’heure, pour ajouter après coup un mouvement oublié.
5. Qu’est-ce qui est encore sorti ?
En haut de la liste se trouve le filtre Toutes · Sorties · Rentrée. Sous Sorties, la clé absente depuis le plus longtemps vient en premier. Le champ de recherche cherche dans le nom, l’adresse et le code, à l’intérieur du filtre choisi.
Pour une liste papier : touchez ⋯ puis Clés non rentrées. Le PDF est groupé par collaborateur, avec l’adresse, la date de sortie et le nombre de jours.
6. Plusieurs appareils
Connectez chaque appareil au même compte Apple et activez iCloud. L’iPad près de l’armoire à clés et les iPhone des collaborateurs affichent alors les mêmes clés. Sans iCloud, tout fonctionne localement sur un seul appareil.
7. Gratuit et illimité
Jusqu’à 10 clés, Claviro est gratuit et complet. Pour une onzième clé, l’app demande l’achat unique Utilisation illimitée (€ 49,99). Les clés existantes continuent toujours de fonctionner. L’achat vaut pour tous vos appareils liés au même compte Apple ; sur un nouvel appareil, choisissez Restaurer les achats via ⋯ → Utilisation illimitée.
8. Langue
Touchez ⋯ → Langue pour choisir entre le néerlandais, le français et l’anglais. Les PDF suivent la langue choisie.
1. Getting started
Open Claviro. The list is empty.
First add your staff: tap ⋯ and choose Staff. Later you pick from this list who takes a key out or brings it back.
Add your keys with +: a search name (for example “5 Church Street, flat 2”), the address and optionally a note. The app gives every key a code by itself: K-0001, K-0002, …
Tip: already have tags with a barcode? Tap Scan and scan one. The app does not know the code and offers to create a new key with it.
2. Printing QR cards
Made for photo key tags: clear key tags that you open to put a card in. The app’s default size (3 × 4.5 cm) is made for the rectangular Artemio photo key tag, sold at AVA (4 pieces per pack). For another model, measure the window and set that size.
Tap ⋯ and choose Print QR labels.
Enter the prefix (K- by default), the start value and the quantity. With 0001 and 100 you get K-0001 up to K-0100. The leading zeros set the number of digits. The start value is already the first free number.
Set the card size to the window of your key tag. The default is 30 × 45 mm, which gives 36 cards per A4 sheet.
Leave Logo on the back on if you want to print double-sided. Choose your own logo from Photos or Files; without one, the Claviro logo is used. The trash button goes back to the Claviro logo.
Tap Create PDF and print through the share button, on plain white paper and at 100% (no fit to page). Double-sided: flip on the long edge. If your printer cannot, print the odd pages first, put the sheets back turned over and print the even pages. Test with one sheet first.
Cut out the cards along the fine lines.
Open the photo key tag and put the cut-out card in.
Close it again: the QR code and the code sit protected behind the window. Ready to scan.
The back carries your own logo, or the Claviro logo.
Then scan each card: the app does not know the code yet and offers to create a new key with it. To reprint a single card, for example after a loss, use Label (PDF) in that key’s detail screen.
3. Taking a key out or bringing it back
Tap the large Scan button at the bottom.
Point the camera at the tag. The key’s card appears with its status.
Pick the staff member. The last one chosen is remembered. As long as nobody is chosen, you cannot confirm.
Optionally type a note.
Confirm with the large button. The app chooses Take out or Return by itself, based on the key’s status. The scan window closes automatically.
Is the status wrong because an earlier registration was forgotten? Tap Take out anyway or Return anyway below the button.
No camera, or a damaged tag? Type the code in the Type code field.
4. Without scanning
Open a key in the list and tap Take out or Return. Here you can also change the date and time, to add a forgotten movement afterwards.
5. What is still out?
At the top of the list is the filter All · Out · In. Under Out, the key that has been away longest comes first. The search field looks in name, address and code, within the chosen filter.
For a paper list: tap ⋯ and choose Keys not returned. The PDF is grouped per staff member, with address, since when and the number of days.
6. Several devices
Sign every device in with the same Apple account and turn iCloud on. The iPad at the key cabinet and the staff’s iPhones then show the same keys. Without iCloud everything works locally on one device.
7. Free and unlimited
Up to 10 keys Claviro is free and complete. For an eleventh key the app asks for the one-time purchase Unlimited use (€ 49,99). Existing keys always keep working. The purchase covers all your devices with the same Apple account; on a new device choose Restore purchases via ⋯ → Unlimited use.
8. Language
Tap ⋯ → Language to choose between Dutch, French and English. The PDFs follow the chosen language.
